Las operaciones de los restaurantes se simplifican cada vez más con la tecnología, y las reservas de restaurantes no son una excepción. Durante el último año, los dueños y gerentes de restaurantes han utilizado sus sistemas de reservas para recibir a sus clientes en un contexto de salud sin precedentes.
El uso de un sistema de reservas de restaurantes en línea tiene muchos beneficios: libera a su personal del tiempo que pasan al teléfono, brinda a los clientes un mejor control sobre sus reservas y proporciona más datos e información sobre los clientes.
¿Cómo tomar reservas en tu restaurante?
Si el software de reservas tiene ventajas innegables para los restauradores (consulte más abajo estas ventajas), existen otros métodos y herramientas para gestionar las reservas de los clientes.
1. Reservas telefónicas: ¡clásico!
Si hacer reservas por teléfono era la norma en los años 90 y principios de los 2000, la democratización de Internet y la llegada de los software de reservas ha hecho que este método de reserva sea casi obsoleto.
Es cierto que es totalmente gratuito en comparación con las soluciones de software de reserva, sin embargo, tiene desventajas que son más difíciles de manejar en la vida cotidiana muy agitada de los restauradores en el siglo XXI:
Una solución que requiere mucho tiempo : según el departamento y la época del año, tener que contestar el teléfono puede convertirse en un trabajo casi a tiempo completo. ¡No es fácil en estos momentos hacer malabares entre su servicio, las solicitudes de los clientes y cualquier imprevisto y sus reservas por teléfono!
Reservas sujetas a errores : número de personas, hora o incluso día; ¡los errores ocurren rápidamente cuando el personal de su habitación debe manejarse entre el servicio de habitaciones y la memorización de la información comunicada por teléfono!
Una oportunidad para reducir el volumen de negocios : ¡más del 18% de las reservas recibidas se realizan por la noche entre las 22:00 y las 10:00 horas ! Como tu restaurante está cerrado por la noche, estas son menos reservas para tu actividad, de ahí la importancia de una herramienta que pueda aceptar reservas fuera de tu horario de apertura.
2. La central de reservas
La central de reservas permite a los restauradores externalizar la gestión de sus reservas a un call center , que se encarga de atender las llamadas de los clientes en lugar de los restaurantes.
Si esta opción permite a los establecimientos centrarse en el núcleo de su actividad al liberarse de una tarea que requiere mucho tiempo, cabe señalar varias desventajas:
Transferencia de la imagen de marca : al igual que la entrega a través de una plataforma de terceros en la que confías la experiencia final de tu marca a un repartidor, lo mismo ocurre con la central de reservas. ¡Tu imagen puede verse afectada aunque no seas responsable de lo que dice la planta!
Tarifas : según la central de reservas, se cobran unos 2 euros de comisión por cover.
3. Reservas en línea
La reserva online tiene la ventaja de combinar varias ventajas todo en uno: control del proceso de reserva de principio a fin , posibilidad de reservar mesa en cualquier momento o la posibilidad de recopilar datos de tus clientes sin mover un dedo. .
Más específicamente, un módulo de reserva separado o un software de reserva en línea tiene las siguientes ventajas:
Registro de reservas en cualquier momento , incluso fuera de su horario de apertura
Ahorre tiempo para restauradores y clientes : ¡se acabaron las largas discusiones sobre la disponibilidad de franjas horarias o el número de comensales deseado! Con la reserva online, los clientes pueden rellenar toda esta información y reservar la franja horaria que deseen.
Errores de reserva evitados : anotar los detalles de las reservas en papel está sujeto a error. ¡Con la reserva en línea, todos los datos se registran, evitando errores potencialmente costosos de reservas incorrectas!
Base de datos de clientes : la reserva en línea permite a los restauradores crear un archivo de clientes calificado (dirección, correo electrónico, frecuencia de reserva, etc.) que se utilizará para personalizar el servicio de mesa o durante campañas promocionales, por ejemplo.
6 ventajas clave de tener un software de reservas online en tu restaurante
1. Facilita el proceso de reserva online
El 77% de los clientes buscan un restaurante en línea antes de decidir dónde gastar su dinero. Entonces, ante todo, debe asegurarse de que su presencia en línea esté optimizada para los resultados de búsqueda de Google.
La elección de un restaurante puede ser controvertida, el uso de un generador de restaurante aleatorio puede ser una solución alternativa para los clientes. Ponga las probabilidades de su lado optimizando la referencia de su sitio web o la lista de Google My Business para aparecer en los primeros resultados.
Una vez que haya configurado su sistema de reservas , asegúrese de que el proceso de reserva sea fácilmente operativo y visible desde el punto de contacto (sitio web, página de Facebook, lista de Google My Business, directorio en línea, etc.).
2. Reduzca las reservas perdidas con una huella bancaria o depósito de seguridad
Es frustrante no presentarse a la reserva de un restaurante durante los horarios normales, pero lo es aún más cuando el restaurante tiene que rechazar a otros clientes durante las horas punta.
Algunos sistemas de reservas de restaurantes le permiten solicitar un depósito o una impresión bancaria cuando los clientes hacen una reserva. El depósito se puede aplicar fácilmente a la factura final del cliente, para que no desembolsen dinero extra después de comer. Por el contrario, un depósito no reembolsable por no presentarse es un incentivo para presentarse a la reserva o hacer una llamada de cortesía si necesitan cancelar.
3. Sea claro sobre los límites de tiempo y las políticas de reserva
Durante las horas punta o más concurridas del año (temporada de verano y reapertura de terrazas en particular), y especialmente cuando no puedas operar al 100% de tu capacidad, es importante establecer límites de tiempo, restricciones en el aforo de tus mesas y otras reglas clientes debe seguir. Es más fácil comunicar estas reglas con un sistema de reservas de restaurantes en línea, ya que puede mostrarlas en el sitio de reservas o en correos electrónicos y SMS de confirmación/recordatorio.
Algunas reglas de reserva de restaurante a considerar durante las horas pico:
Política de no presentarse o llegar tarde : ¿En qué momento tienes que liberar una mesa reservada en beneficio de alguien que espera pacientemente? (Muchos restaurantes permiten un período de gracia de 15 minutos). ¿Qué pasa si un cliente no se presenta? Puede ser el momento de solicitar un depósito o una impresión bancaria como se describe anteriormente, si esto se convierte en un problema persistente.
Límite de tiempo : no desea que los clientes se sientan apurados o que no son bienvenidos, pero cuando encadena reservas durante esas horas punta, las mesas deben liberarse a tiempo para el próximo cliente. Establezca un límite claro en el tiempo que pasa en la mesa (generalmente se establece en alrededor de dos horas) y pida a los comensales que llamen para hacer arreglos si planean quedarse más tiempo.
Número máximo de clientes por mesa : muchos sistemas de reserva de restaurantes le permitirán limitar el número de clientes para los que se puede hacer una reserva. También asegúrese de comunicar el límite de asientos por mesa en el software de reserva para evitar sorpresas desagradables.
4. Aproveche los datos de los clientes para que vuelvan
Usando una combinación de datos de su software de caja registradora y su sistema de reservas de restaurantes, puede identificar a los clientes que regresan y a sus clientes más leales . Por lo tanto, puede crear campañas o materiales de marketing dirigidos en función de sus pedidos realizados, la frecuencia de sus visitas o el monto de sus gastos durante un período determinado.
También puede detectar a los clientes que no le han pedido o comido en un tiempo y alentarlos a que regresen. Por ejemplo, si un cliente ha pedido un bourguignon de ternera en cada visita, pero no ha regresado desde que se eliminó del menú, envíele un correo electrónico tan pronto como ese plato vuelva a estar disponible.
También puedes ofrecer promociones periódicas, un descuento/descuento o un regalo a tus clientes más fieles que acuden con frecuencia y/o gastan más de una determinada cantidad de dinero en un periodo determinado.
5. Planifica tu plantilla con antelación
¿Otra virtud de implementar un sistema de reservas en tu restaurante?
La posibilidad de planificar mejor su personal aguas arriba y, por lo tanto, limitar sus costos de personal innecesarios. Un sistema de reservas permite planificar con antelación el número de camareros y cocineros a asignar por servicio y por día.
6. Sincronización en tiempo real con software de caja registradora
La mayoría de los software de reserva en línea en el mercado ofrecen integración de su plataforma con el software de caja del restaurante, lo que nuevamente ahorra tiempo en la administración del servicio.
Las reservas se sincronizan en tiempo real con el software de la caja registradora del restaurante y permiten abrir una mesa automáticamente conectándose al plano de asientos. ¡Ya no es necesario que el personal reserve una mesa manualmente!
Al conectar estos datos, los restauradores pueden, por ejemplo, identificar qué clientes provienen de las plataformas de reservas más caras o qué servidores son los más eficientes, lo que les permite ajustar sus estrategias de fidelización.
Reserva online: una herramienta que beneficia a todos los empleados de tu restaurante
Las herramientas de reserva en línea tienen beneficios para cada miembro de su equipo, desde el gerente del restaurante hasta los meseros y el anfitrión o la anfitriona.
Gerente de restaurante o gerente de sala : la reserva en línea permite a los gerentes de sala planificar mejor su personal como se mencionó, pero también anticipar la gestión de inventario. Con la visibilidad del número de cubiertos, ¡es más fácil anticipar los ingredientes y alimentos necesarios para cada servicio!
Anfitrión/anfitriona : con un sistema de reservas conectado al software de la caja registradora, el anfitrión o la anfitriona pueden anticipar la rotación de mesas y comunicar un tiempo de espera preciso a los clientes, ¡en lugar de comunicar información vaga!
Servidores: la reserva en línea permite a los clientes indicar sus solicitudes específicas (alérgenos, cumpleaños, etc.), lo que permite que sus servidores preparen estas solicitudes con anticipación y no en el último minuto. ¡Valiosos ahorros de tiempo y clientes satisfechos!
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